Sistema de planejamento de recursos empresariais ou erp para o mercado de alimentos e bebidas como restaurantes bares e casas de show

Gestão Integrada para todos: os Módulos do ERP

ERP, ou Enterprise Resource Planning (Planejamento de Recursos Empresariais), é o nome usado quando todos os recursos, resultados e ações de uma empresa são interligados. As plataformas que oferecem esse serviço buscam otimizar empresas, integrando os dados das diferentes áreas de um negócio.

 

Em outras palavras, o ERP é um software que reúne todas as informações de um negócio, gerando dados sobre todas as ações que cada área pode ter feito, e como isso repercute nos resultados.

 

Nesse software, cada área tem acesso a módulos adequados para as necessidades de cada uma delas. ERP para o mercado de alimentos e bebidas, nesse sentido, teria os seguintes módulos:

 

Módulo Empresarial para Gestão de Funcionários e Cadastro de Informações Administrativas

 

O módulo empresarial é o esqueleto da operação do negócio. Nele você consegue:

  • Registrar novos funcionários, com a hierarquia de acesso certa para que ele possa usar os módulos da área dele

 

  • Assinar arquivos administrativos e legais para regularizar documentos, realizar depósitos de grande porte, entre outros, usando o seu certificado digital

 

  • Cadastrar fornecedores

 

  • Selecionar as formas de pagamento, como quais cartões são aceitos, cheques, ou dinheiro. Se você tiver instalado o sistema TEF (Transferência Eletrônica de Fundos), a única coisa que você vai precisar fazer para gerar os relatórios é manter as taxas pagas atualizadas
Modulo empresarial e modulo financeiro para restaurantes que ajuda na gestao de estoque e analise da operacao do restaurante para facil visualizacao de informacoes administrativas e criacao de oferta de valor
  • Definir as adquirentes e as taxas que vão ser pagas à elas por cada transação. Assim, você não vai precisar se preocupar para ver se as taxas estão sendo cobradas corretamente, os relatórios irão te mostrar isso automaticamente!

 

  • Fechar o Caixa

 

  • Analisar os motivos por estornos e descontos, podendo assim verificar quantos pedidos estão vindo trocados, frios ou quantas vezes descontos estão sendo aplicados à clientes da casa

 

  • Definir um contador para receber os relatórios contábeis

 

  • Visualizar a situação tributária da sua operação, podendo visualizar os tributos e taxas que foram pagos, os que ainda faltam pagar, e quanto você contribuiu com o fisco, por categoria dos itens ou serviços vendidos

Esse é o módulo central em sistemas de planejamento de recursos empresariais. Quem tiver acesso a esse módulo tem acesso à todos os outros, então mantenha o acesso a esse módulo limitado.

 

Não é uma questão de desconfiança, e sim responsabilidade. Essa área de sistemas ERP pode alterar todos os outros módulos, e o acesso dos funcionários. A hierarquia que o sistema usa é útil por causa disso, podendo liberar o acesso de algum gestor ao relatório da área que ele administra, e não no módulo inteiro.

 

Assim, ele vai poder analisar os processos da área dele, os funcionários por eficiência, e não os das outras áreas. É entregar as chaves do reino dele, ao invés do palácio inteiro.

 

Com o treinamento adequado, em pouco tempo os dados já vão estar prontos para análise. Assim, metas poderão ser traçadas para alcançar um objetivo maior, seja duplicar o lucro, abrir outra unidade ou cortar os desperdícios pela metade.

Módulo Compras e Estoque para Gestão do Inventário e Análise de Serviços e Desperdícios

 

Depois de ter cadastrado todas as informações administrativas, como funcionários, taxas pagas, custos fixos e variáveis, entre outros, é hora de encher o estoque. O módulo voltado a gestão de estoque é para a cozinha do seu restaurante o que geladeiras inteligentes são para empreendedores de alto impacto.

 

Um empreendedor de sucesso não fica sonhando todos os dias com o que ele vai comer, ele planeja com antecedência, e estabelece uma rotina para não perder tempo com isso. Conseguir estabelecer como o dia vai começar impacta nos resultados, da mesma maneira como o planejamento do cardápio impacta na saúde financeira do restaurante ou bar.

 

Preços, quantidades e qualidade dos alimentos e bebidas devem ser escolhidos com base na oferta de valor, sempre alinhados com o público e os objetivos de longo prazo do restaurante, bar, ou casa noturna. Revisar e analisar os custos dos ingredientes dos pratos pode abrir portas para uma renovação constante, mudando o cardápio quando o ingrediente começar a dar prejuízo.

sistemas erp ou de planejamento de recursos empresariais que ajudam a analisar dados para otimizar relatorios de estoque e gestao de funcionarios

É mudar as gambas al ajillo (camarões na cumbuca de barro quente, com azeite e alho) por um pulpo a la gallega (polvo à Galega) quando a hora certa chegar, sempre se mantendo fiel ao espírito da sua oferta de valor.

 

Sem contar a parte de sugestão de receitas, o encarregado dessa área vai ter todos os dados que a sua área gerar no módulo de gestão de estoque. Nesse módulo é possível:

  • Fracionar a quantidade de cada ingrediente usado em uma porção, prato ou bebida. Assim, a quantidade exata vai ser descontada do estoque total desse item no inventário quando o prato for pedido, avisando quando os níveis chegarem a um limite pré-determinado

 

  • Visualizar quantas e quais mercadorias foram recebidas, de acordo com a nota fiscal (DANFE). Se o fornecedor tiver cadastrado as quantidades e os valores pagos na nota fiscal eletrônica, você consegue inserir automaticamente esses valores no sistema usando um leitor de código de barras

 

  • Cadastrar novos produtos e itens no catálogo, e dividí-los no painel de visualização de uma forma que fique fácil encontrar eles quando os garçons estiverem realizando os pedidos

 

  • Dividir estoques por área – cozinha, bar, bar do fundo, entre diversos outros – para receber avisos de quando é necessário repor os itens de cada um!

A integração dos preços de cada ingrediente com a quantidade deles usado nos pratos gera relatórios detalhados, mostrando o lucro por ingrediente de acordo com o preço do prato.

 

Cada detalhe que você inserir no cadastro dos produtos, pratos, itens e ingredientes vai fazer toda a diferença no momento de análise do negócio. Com o passar do tempo, as informações sobre o preço por ingrediente, e como ele varia, vão te ajudar a se prevenir de épocas de baixa produção com antecedência.

 

Os dados te ajudam a saber exatamente quando você vai precisar remodelar os pratos, trocar os drinks ou pedir mais vinhos ao invés de cerveja. Se preparando com antecedência, nenhuma venda será perdida. Sabendo como ler os números para transformá-los em hábitos de consumo dos seus clientes, você garante tanto a satisfação deles quanto o crescimento do seu negócio, seja ele um restaurante, bar ou casa noturna.

Módulo CRM para Gestão de Consumidores e Oferta de Valor

 

O Módulo CRM (Customer Relationship Management) ajuda na divulgação de novas ofertas, e a manter o contato com os seus clientes. Conhecendo os seus clientes, você consegue realizar uma oferta de valor certeira, especialmente se eles estiverem segmentados corretamente.

 

Usando o exemplo de cima, com o módulo CRM você consegue enviar um email com o novo prato do seu restaurante todas as vezes que você remodelar o cardápio. Assim, você já começa outro ciclo de ofertas informando os seus clientes mais fiéis sobre os novos pratos, de acordo com os gostos dele (que você consegue visualizar no seu sistema!).

 

Se o estabelecimento for tipo lounge, com comandas individuais e cadastro de e-mail e telefone, você pode ver em tempo real a quantidade de pessoas que estão no seu estabelecimento, de qualquer lugar. Com as informações sobre quais clientes consumiram o que, planejar promoções direcionadas para épocas de baixo volume de vendas se torna simples!

 

Por exemplo, se você tiver as informações do estoque, você consegue identificar quais ingredientes estão se aproximando da data de expiração (validade). Cruzando essas informações com os hábitos de consumo dos clientes você consegue criar combos que estimulam a demanda por esses itens, realizando promoções ou até descontos em vendas casadas.

ERP para o mercado de alimentos e bebidas para gestao integrada de bar restaurante casa noturna ou balada

Sem falar dos benefícios para manter um ambiente saudável no seu restaurante, bar ou casa noturna, registrando os clientes briguentos em uma blacklist para evitar que eles continuem causando transtornos. No módulo CRM, você também pode:

  • Criar listas para eventos, definindo os descontos e preços dos nomes de cada uma

 

  • Administrar permutas com parceiros e fornecedores de serviços. Assim, fornecedores, parceiros e sócios vão saber exatamente quanto eles podem gastar por mês no estabelecimento

 

  • Emitir vouchers de desconto ou experimentação para clientes premium, ou para promoções direcionadas

O módulo CRM serve exatamente como o título diz: Gestão de Relacionamento com o Cliente (Customer Relationship Management). Por isso integrar a operação do seu negócio é tão importante; com os dados sobre o estoque, hábitos de consumo e perfil dos clientes você acaba não só sendo bem sucedido em atrair novos clientes e fidelizar os antigos, mas também maximizar os lucros em todas as ações.

Módulo Financeiro para Gestão de Contas e Análise de Resultados

 

O módulo financeiro para restaurantes, bares, casas noturnas e comércios é a central de todos os custos que você tem com o seu negócio, como também quanto cada centavo está rendendo. Desde relatórios até quantidade de penduras e permutas, aqui você vai conseguir ver onde cada centavo está indo, e o que está sendo feito com ele para justificar o investimento.

 

Sistemas de planejamento de recursos empresariais, para quem trabalha na área de alimentos e bebidas, permite uma análise completa das diferentes entradas de caixa. Desde vendas por funcionário até por cidade (se for uma filial com outras unidades), você consegue analisar exatamente quanto está sendo vendido em cada unidade aberta.

 

As informações disponíveis no módulo financeiro são:

  • Relatórios de vendas, por categoria, ponto de venda, funcionário, cidade, ECF, promoter, e qualquer outra maneira que estiver sendo registrada

 

  • Relatórios de movimentação de caixa, podendo acompanhar em tempo real as vendas que estão sendo feitas por estabelecimento

 

  • Analisar os resultados dos fechamentos de caixa por dia, semana ou mês. Cruzando esses dados com a planilha de ações de marketing, como promoções e vendas casadas, é possível analisar o retorno em cima de cada ação. Se a promoção estiver sendo feita com um produto em específico, o relatório mostrará exatamente quanto aquele item rendeu (item, nesse sentido, é o combo ou preço promocional que foi criado) e, assim, a eficiência da ação promocional

 

  • Contas a pagar e receber, desde pedidos de compra junto aos fornecedores como relatórios de custo e lucro avulso, por produto ou categoria

 

  • Visualizar o fluxo de caixa e demonstrativo de resultados (DRE) em gráficos

Nele você consegue visualizar a operação do seu negócio em números absolutos, sabendo quanto está entrando e saindo do caixa e para onde está indo, além do retorno desses investimentos. A aprovação de pagamentos também é feita por lá, dando mais controle aos sócios, em um ambiente organizado.

 

Saber como utilizar o módulo financeiro para restaurantes, casas noturnas, bares e comércios é essencial para conseguir planejar direito a operação do dia a dia, e as mudanças necessárias para crescer. Realizar os treinamentos oferecidos pelas empresas de sistemas de planejamento de recursos empresariais é vital para usar o software ao máximo. Querendo ou não, o volume de informações que sistemas ERP geram e organizam são gigantescos, aprofundando em todos os detalhes do estabelecimento.

 

Já que você vai ter acesso à tudo, é bom saber onde tudo vai ficar, e como acessar cada processo e informação. O mundo pode ter sido feito em 7 dias, mas garanto que o planejamento demorou muito mais!

 

Paulo Gregorin
Paulo Gregorin

Estrategista de Marketing Inbound e criador de conteúdo para OZ Technology, formado em Comunicação Social e especializado em Inovação Tecnológica pela universidade de Stanford. Geek nato incorporado em um amante da cultura, informação e artes em todas as suas formas, acredito na proliferação de boas idéias através da comunicação.