A digitalização dos negócios é uma tendência que vem sendo disseminada com o passar do tempo. A cada dia que passa, mais e mais empreendimentos surgem, quase que através de um passe de mágica, enraizados nas diversas redes sociais que permeiam o cotidiano do brasileiro. Marcas de roupa sem loja física, portais de notícia sem jornalistas, restaurantes que não possuem um espaço (mas que entregam em toda região metropolitana!), empresas de transporte sem frota, e profissionais tão diversos quanto contadores e designers que nunca chegam a ver a cara de seus clientes. O século XXI chegou com tudo!
No entanto, a digitalização dos negócios, tanto tradicionais quanto inovadores, trouxe também dúvidas quanto à segurança dos dados e informações confidenciais das empresas brasileiras. Como proteger essas informações e dados, tanto dos consumidores quanto das empresas, e ao mesmo tempo facilitar processos e simplificar a burocracia?
Nas transações que integram o processo de compra e venda, informações importantes são utilizadas para comprovar a identidade do comprador, a validade do método de pagamento, como também a legalidade do negócio em questão. Ou seja, o que pode dar errado nesse processo envolve tanto a empresa quanto o consumidor em questão!
Os dados de ambos podem ser comprometidos, fazendo com que os malfeitores tenham acesso a informações tão delicadas quanto o CPF, dados bancários, nome completo, dados do cartão, entre muitos outros, do consumidor ou empresa. Com essas informações, não há limites para o que um criminoso criativo possa fazer.
Esse temor é justificado, mas graças a conscientização do governo quanto às tendências mercadológicas como também às necessidades do empresariado, medidas foram implementadas para evitar esse tipo de fraude. O conceito do certificado digital fundamenta-se na criptografia dos dados sensíveis de ambos lados do processo de venda.
Traduzindo, o certificado digital assemelha-se à uma marca d’água, onde todas as transações realizadas só poderão ser vistas pelas instituições cabíveis e pela empresa em questão. Nesse sentido, a informação contida dentro dos processos só pode ser visualizada se a pessoa ou empresa em questão tiver acesso à essa “marca d’água”. Se ela não a possuir (ou seja, se for alguém tentando interceptar os dados para fins maliciosos), as informações permanecerão embaralhadas e ilegíveis! É como se você tentasse solucionar um cubo mágico, sendo que todas as peças são da mesma cor e cada uma está separada do total.
Mas, o que é um Certificado Digital?
O certificado digital é um arquivo eletrônico que substitui a necessidade dos cartórios, ou seja, é um arquivo que comprova a autenticidade da pessoa envolvida. Ele garante a proteção, segurança e agilidade das transações e outros serviços oferecidos online, permitindo com que tanto pessoas físicas quanto jurídicas possam comprovar a sua identidade de qualquer lugar do mundo.
A tecnologia foi criada especialmente para atender as demandas dos tempos modernos, assegurando a integridade das informações trocadas no ambiente digital de maneira segura, autêntica, confidencial. Em outras palavras, ela age como se fosse a carteira de identidade digital dos envolvidos na troca de informações das transações online.
Por ser uma representação digital da autenticidade da identidade dos partidos envolvidos, a certificação digital acaba facilitando diversos processos que, outrora, teriam que ser feitos presencialmente. As atividades que antes necessitavam o reconhecimento de firmas, entrega de documentos e idas ao banco, para citar algumas, foram facilitadas pela garantia de autenticidade que o certificado traz. O Certificado Digital do CNPJ, conhecido como e-CNPJ, deve ser emitido para o representante legal da empresa na Receita Federal por motivos óbvios, com duração de 1 ano para o modelo A1, e até 3 anos pelo modelo A3.
No site do SERASA, você conseguirá achar todas as informações sobre certificados digitais e para que servem. Como somos (super) simpáticos, reunimos as mais importantes aqui pra você! Sente-se em uma poltrona confortável, pegue um café e se prepare, porque a informação é densa. Dentre as facilidades possibilitadas pela emissão desse documento, se encontram:
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Acessar o e-CAC
O e-CAC é o Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte, órgão pertencente à Receita Federal. Ao acessar o portal, o contribuinte pode consultar informações sobre a situação fiscal do CNPJ; cadastrar-se no CEI (Cadastro Específico no INSS); emitir relatório fiscal; acompanhar a caixa de mensagens para visualizar e receber prontamente comunicados e intimações da Receita; como também consultar processos digitais e agendar atendimento na Receita Federal. Além disso, o detentor do certificado pode cadastrar, cancelar ou consultar procurações no próprio portal.
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Acessar o Receitanet
O portal do Receitanet foi criado para facilitar o envio de demonstrativos para a Receita Federal, como DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais); DIPJ (Declaração de Informações Econômico-fiscais da Pessoa Jurídica); DIRF (Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte); DIMOB (Declaração de Informações sobre Atividades Imobiliárias); DITR (Declaração do Imposto sobre a Propriedade Territorial Rural); DERC (Declaração de Rendimentos Pagos a Consultores por Organismos Internacionais); DACON (Demonstrativo de Apuração de Contribuições Sociais); DIMOF (Declaração de Informações sobre a Movimentação Financeira); DASN (Declaração Anual do Simples Nacional); e DBF (Declaração de Benefícios Fiscais).
Em outras palavras, o Receitanet facilita toda a burocracia referente ao fluxo de informações que a Receita Federal exige das empresas atuantes em solo nacional. Ao criar a base de dados integrada, o órgão governamental visou tornar eficiente o processo de auditoria e avaliação dos casos de sua competência jurídica, economizando tempo e recursos em ambos os lados.
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Acessar o Conectividade Social ICP
O portal em questão diz respeito às atividades referentes à Caixa Econômica Federal, e permite com que transações ao FGTS e à Previdência Social sejam realizadas online, como também o cadastramento de procuradores para representar a empresa e realizar os serviços online. Para o último caso, é necessário que o representante da sua empresa, seja ele funcionário da mesma ou profissional autônomo, possua o certificado digital da pessoa física – o e-CPF.
- Emitir e parcelar a DAS (Documentos de Arrecadação do Simples Nacional) para empresas incluídas em dito regime fiscal;
- Emitir e retificar o REDARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais);
- Assinar a EFD (Escrituração Fiscal da Empresa) no SPED Fiscal (Sistema Público de Escrituração Digital);
- Cadastrar marcas e produtos no INPI (Instituto Nacional de Propriedade Industrial);
- Obter o CEBAS (Certificação das Entidades Beneficentes de Assistência Social), concedida pelo Governo Federal às instituições privadas sem fins lucrativos que atuam na área social, educacional e da saúde; e
- Acessar o CT-e, que serve para fiscalizar e registrar eletronicamente os serviços de transporte de carga entre duas empresas. A validade jurídica e a autenticidade do CT-e são garantidos pela utilização de Certificado Digital do tipo NF-e.
Falamos sobre diversas funcionalidades à respeito do Certificado Digital oferecido pelo governo (que são muitas!), e como isso facilitou e facilitará a vida de muitos empreendedores. Os detalhes são diversos, e a ferramenta também é oferecida para nichos do mercado como profissionais da área de saúde, entre outros. Em função do bom entendimento, fizemos um pequeno resumo executivo sobre o que foi discutido:
O Certificado Digital da sua empresa facilita a burocracia inerente à diversos processos cabíveis dentro das operações diárias. Além de economizar tempo e recursos, disponibilizando uma alternativa à ida ao cartório e banco para diversas funções, ela possibilita a visualização da situação da sua empresa perante a Receita Federal, evitando com que situações constrangedoras (como a não-adequação fiscal) sejam solucionadas antes que maiores consequências surjam. Em suma, os benefícios do Certificado Digital podem ser sintetizados nesses pontos:
- Assinatura e envio de documentos pela internet;
- Realização de transações bancárias;
- Envio de declarações empresariais;
- Assinatura de notas fiscais, reconhecimento de transporte eletrônico (CTs-e) e manifestações do destinatário;
- Garantia da validade jurídica dos documentos eletrônicos; e
- Economia de tempo.
